Rastreabilidade das amostras: por que é essencial em laboratórios

Garantir o monitoramento, a segurança e a integridade das amostras biológicas, é essencial para um exame de qualidade e que de fato auxilie o profissional solicitante na sua conduta clínica. No entanto, trata-se de um desafio diário para os serviços de medicina laboratorial. 

A rastreabilidade das amostras biológicas, mais do que um controle burocrático, é um processo que permite o monitoramento dos materiais coletados desde o momento da sua obtenção até o seu descarte, prevenindo erros, evitando perdas e garantindo a integridade dos dados. Esse acompanhamento rigoroso fortalece a eficiência de toda a cadeia — profissionais, pacientes e gestores — no processo diagnóstico.

Neste artigo, você vai entender o que é a rastreabilidade, como ela funciona na prática e por que sua aplicação correta é indispensável para evitar falhas e garantir a confiabilidade dos exames laboratoriais.

O que é a rastreabilidade de exames?

De acordo com a RDC 978, de 6 de junho de 2025, rastreabilidade é a capacidade de recuperação do histórico, da aplicação ou da localização daquilo que está sendo considerado, por meio de identificações registradas.

Em outras palavras, a rastreabilidade de exames é o processo de identificar e registrar, de forma detalhada, todo o caminho percorrido por uma amostra biológica dentro do fluxo laboratorial. Isso inclui coleta, transporte, análise, validação e liberação dos resultados.

Nos serviços de saúde, em especial nos laboratórios clínicos, essa prática, além de uma exigência legal, é essencial para assegurar que os testes direcionados a um determinado paciente estão sendo realizados, de fato, nas amostras colhidas deste indivíduo.

É igualmente importante garantir que essas amostras tenham sua integridade preservada desde o momento da coleta até a análise, assegurando que os resultados reflitam a condição fisiopatológica do paciente no momento da coleta.

Além disso, embora o termo seja frequentemente associado ao controle das amostras biológicas no processo pré-analítico, no contexto analítico ele ganha relevância ainda maior, pois envolve diretamente toda a gestão da amostra.

Isso inclui evidenciar em qual equipamento ou automação a amostra foi analisada, quais eram as condições dessa máquina (validação, controles etc.) no momento da análise e qual caminho a amostra percorreu dentro do processo produtivo até ser armazenada e posteriormente descartada.

Como funciona a rastreabilidade na prática

Na rotina de um laboratório, a rastreabilidade é mantida por meio de registros claros e sistemas integrados, contemplando:

Identificação no momento da coleta

• Etiquetas com código de barras ou QR Code gerados pelo Sistema de Informação Laboratorial (SIL);
• Conferência ativa de dados do paciente, exame solicitado e tipo de amostra (sangue, urina, swab etc.).

Registro de dados no sistema

• Hora, data, local de coleta e nome do coletador;
• Condições específicas (jejum, temperatura ambiente no momento da coleta etc.).

Transporte

• Número do recipiente/caixa térmica identificado;
• Controle de temperatura e tempo de transporte com registros automáticos ou manuais;
• Registro do responsável pelo transporte e trajeto realizado.

Recepção no laboratório

• Conferência física e eletrônica da amostra;
• Verificação de integridade do recipiente, volume e conformidade com o exame solicitado.

Processamento e análise

• Registro do equipamento utilizado, lote de reagentes e operador responsável;
• Data e hora de início e término da análise.

Emissão e liberação de laudo

• Emissão e liberação de laudo;
• Registro de validação técnica e/ou médica;
• Disponibilização em plataforma segura, mantendo vínculo com todos os dados anteriores.

Todos esses processos são viabilizados por um conjunto de recursos tecnológicos e procedimentos padronizados que permitem acompanhar cada etapa do exame atuando como uma linha do tempo, oferecendo informações completas sobre o material coletado a qualquer momento.

Ferramentas e tecnologias utilizadas no controle

Para assegurar um monitoramento eficiente, os laboratórios utilizam diferentes recursos, como:

• Sistemas de Informação Laboratorial (SIL/LIS): integram dados desde a coleta até o laudo.
• Etiquetas com código de barras QRCode ou RFID: evitam erros manuais de transcrição.
• Sensores de temperatura com registro automático: garantem a integridade de amostras sensíveis.
• Roteirização e rastreamento por GPS: aplicável a coletas móveis e transporte Inter unidades.
• Sistemas de segurança e backup: contribuem para a preservação das informações.

Papel das equipes e padronização dos processos

A tecnologia é essencial, mas o processo de rastreabilidade só é efetivo quando sustentado por equipes capacitadas e processos padronizados, pois esses dois elementos formam a base para que as informações registradas sejam corretas, completas e consistentes ao longo de toda a cadeia pré-analítica, analítica e pós-analítica.

A implementação de protocolos claros garante que todos os colaboradores sigam os mesmos procedimentos, promovendo um ambiente de trabalho mais seguro e minimizando riscos de erros que possam impactar o diagnóstico final do paciente.

Benefícios da rastreabilidade para laboratórios

A rastreabilidade de amostras biológicas é mais do que uma exigência normativa, mas um instrumento estratégico para a qualidade, segurança do paciente e eficiência operacional. Quando bem implementada, ela traz benefícios tangíveis e intangíveis para todo o ciclo de trabalho laboratorial.

 

1. Segurança do paciente
 

• Prevenção de erros de identificação: reduz riscos de troca ou extravio de amostras.
• Confiabilidade diagnóstica: assegura que o resultado emitido corresponda à amostra correta, mantendo a credibilidade junto ao médico e ao paciente.
   

2. Gestão de qualidade e melhoria contínua
 

• Investigação rápida de não conformidades: permite identificar o ponto exato onde ocorreu a falha.
• Análise de desempenho por etapa: dados históricos possibilitam medir tempos de transporte, índices de não conformidades e eficiência de processos.
• Redução de retrabalhos: evita repetições de coletas, diminuindo custos e desgaste com pacientes.
   

3. Eficiência operacional
 

• Otimização de processos: com registros precisos, é possível identificar gargalos e pontos de melhoria.
• Integração entre setores: coleta, transporte, triagem, análise e liberação de laudos operam com informações sincronizadas.
• Redução de perdas e custos: minimiza descarte de amostras por falhas de registro ou transporte inadequado.
   

4. Imagem e competitividade
 

• Confiança do mercado: médicos, pacientes e parceiros reconhecem o laboratório como seguro e confiável.
• Fortalecimento da reputação: registros claros e consistentes aumentam a credibilidade institucional.

Boas práticas para implementar a rastreabilidade de exames

A implantação eficaz da rastreabilidade exige uma combinação de processos bem definidos, tecnologia laboratorial adequada e capacitação contínua. Dessa forma é necessário garantir:

Planejamento e padronização

• Mapeamento de processos: identificar todas as etapas pelas quais a amostra percorre (pré-analítica, analítica e pós-analítica).
• Procedimentos Operacionais Padrão (POPs): criar e documentar instruções claras para coleta, transporte, recebimento, processamento, análise e arquivamento de dados.
• Identificação única: definir sistema padronizado de códigos (barras, QR Code ou RFID) que evite duplicidade.

Uso de tecnologia apropriada

• Sistema de Informação Laboratorial (SIL/LIS) integrado: registrar e rastrear amostras em tempo real.
• Leitores de código de barras: utilizar em pontos críticos como coleta, triagem e análise.
• Sensores e registradores automáticos:monitorar temperatura e tempo de transporte.
• Integração com aplicativos móveis: suportar equipes de coleta domiciliar ou externa.

Treinamento e cultura de qualidade

• Treinamento inicial e periódico: capacitar todas as equipes envolvidas.
• Simulações de falhas: treinar respostas rápidas e corretas a situações críticas.
• Conscientização sobre impacto clínico: reforçar a relação entre rastreabilidade e segurança do paciente.

Registros confiáveis e imediatos

• Registro no momento da ação: evitar preenchimento posterior, que aumenta risco de erros.
• Associação clara entre amostra e responsável: registrar operador, data, hora e local em cada etapa.
• Armazenamento seguro dos dados: garantir integridade e privacidade das informações.

Monitoramento e melhoria contínua

• Auditorias internas regulares: verificar a conformidade dos processos.
• Indicadores de desempenho: acompanhar a taxa de não conformidade, tempo médio de transporte e outros indicadores relevantes.
• Planos de ação corretiva e preventiva (CAPA): implementar medidas baseadas na análise de dados.

Integração entre setores e unidades

• Padronização corporativa: assegurar que todos os postos de coleta e unidades sigam os mesmos protocolos.
• Comunicação eficiente: facilitar a troca de informações entre coleta, logística e área técnica.
• Compatibilidade entre sistemas: unificar o uso de tecnologia entre diferentes unidades ou parceiros logísticos.

Rastreabilidade como diferencial de qualidade no apoio laboratorial

Em laboratórios de apoio que lidam com grandes volumes de amostras, provenientes de diferentes origens geográficas, com prazos de entrega variados e complexidade logística elevada, a rastreabilidade ganha ainda mais importância. Neste contexto, ela garante:

• Controle total sobre o percurso da amostra desde a coleta até a emissão do laudo.
• Transparência na comunicação com o laboratório cliente, permitindo respostas rápidas sobre status e histórico.
• Confiança na integridade e identidade de cada amostra, mesmo em operações de grande escala.

O uso combinado de tecnologias modernas e protocolos rígidos garante que todas as informações sejam preservadas e estejam disponíveis para consulta a qualquer momento, aumentando a segurança tanto para o laboratório quanto para o parceiro solicitante.

Além de evitar erros e otimizar prazos, a rastreabilidade fortalece a relação de confiança entre laboratório de apoio e seus clientes, impactando positivamente a qualidade do serviço e a satisfação final do paciente.

DB Diagnósticos: excelência em rastreabilidade e apoio laboratorial

Quando o assunto é apoio laboratorial, a rastreabilidade das amostras é um dos pilares para assegurar resultados precisos e seguros. O DB Diagnósticos se destaca nesse cenário por adotar processos avançados, que integram tecnologia de ponta, protocolos rigorosos e equipes altamente capacitadas.

Com nove sedes e mais de 30 unidades regionais de apoio, o DB tem capacidade para realizar mais de 35 milhões de exames mensais, atendendo mais de 10 mil parceiros em todo o Brasil. Sua estrutura foi projetada para oferecer eficiência e segurança em todas as etapas, desde a coleta até a entrega do laudo.

A rastreabilidade no DB é tratada como prioridade estratégica, garantindo que cada amostra seja monitorada com precisão e que os resultados sejam entregues dentro dos mais altos padrões de qualidade.

Se você busca um apoio laboratorial que valoriza a segurança, a confiabilidade e a excelência nos processos, conheça o DB Diagnósticos e descubra como nossos diferenciais podem fortalecer a qualidade do seu serviço.